ビジネスマナー 電話対応の言葉遣いについて

[ビジネスマナー]

電話対応の言葉遣い

できる電話応対マナー

電話応対では、言葉遣いに注意しなくてはいけません。電話では、お互いの顔が見えないので、声だけで判断するしかないので、非常に神経を使うのです。なので、適当な対応をしていると、相手に悪い印象を与えることになります。言葉遣いは注意して行いましょう。電話対応が上手に出来れば、会社の印象も大きく変わります。

電話対応ビジネスマナー!すぐに電話にでる

電話応対はとても大切です。電話がかかってきたら、すぐに出るようにしましょう。いつまでも、お客さんを待たせてしまっては、お客さんの大切な時間を奪うことにもなります。気持ち良く電話応対するためにも、電話がかかってきたら、すぐに電話に出てください。

電話対応ビジネスマナー!感謝することを忘れない

電話に出たら、まず感謝の意を示します。「お電話ありがとうございます」など、電話をかけてきてくれた人に対する感謝の気持ちを示しましょう。お客さんは、大事な時間を、自分の会社に電話するために省いてくれました。そのことに対しての感謝をしましょう。

電話対応ビジネスマナー!明るくハキハキと自分の名前から名乗る

電話にでたら自分の名前を伝えましょう。このときは、ハキハキと伝えましょう。元気のない声だと、相手の気持ちも沈めさせてしまいます。明るく、元気に電話応対するようにします。

電話対応ビジネスマナー!電話機器の操作を確実に行う

電話操作をしっかり行うようにしましょう。保留や転送がぎこちないと、相手に不安感を与えてしまいます。スムーズに電話対応するためには、操作方法も事前に把握するようにしましょう。

電話対応ビジネスマナー!メモを必ず取る

メモを取ることを忘れてはいけません。電話応対では、初めてのお客さんとの対応も多くなります。その際に、言われた内容を忘れないためにも、メモを取るようにしましょう。また、メモを取ることで、伝達もスムーズにいきます。口頭だけだと、どうしても忘れてしまいがちになるので、メモを取るようにします。

電話対応ビジネスマナー!復唱確認をする

電話対応だと、声だけでの確認になるので、聞き取りミスにも繋がりやすいです。特に、BやDの発音は日本人が不慣れとするところなので、復唱して良く確認しておきましょう。必ず、自分の口でも発音して復唱し、確認することが大切になります。

電話対応ビジネスマナー!電話の周りではうるさくしない

電話の周りではうるさくしないことです。騒がしいとお互いの声が聞こえません。特に朝の時間は、社員が掃除機をかけて掃除することが多いですが、電話応対中は掃除を中断するなどしましょう。うるさくしないのは、当然の電話応対マナーです。

電話対応ビジネスマナー!感情的にならない

ついつい感情的になる人もいますが、冷静に電話応対することです。クレームを受けたりすると、頭にくることもありますが、なぜクレームを出しているのかを冷静に判断しましょう。感情的にならずに、親身に相手の言葉を聞くことが重要です。

電話対応ビジネスマナー!終わりは丁寧に

電話応対の最後は丁寧に終わりましょう。ガチャ切りするのでなく、優しく電話を切るようにします。それが次の電話にもつながるからです。相手が気持ち良くなるようにしましょう。

電話応対は会社の鏡

電話応対は、会社の鏡です。電話応対をよくすることで、会社の印象は大きく変わります。そして、それは業績にも影響してきます。なので、心を込めて電話応対するようにしましょう。

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